Abschluss und Fakturierung: ein fliessenderer Ablauf
Für den Periodenabschluss sind mehrere Listen in MedLink erforderlich – von der Freigabe der Tätigkeitsrapporte bis zum Versand der Rechnungen. Bisher mussten die Mitarbeitenden im Backoffice regelmässig zur zentralen Ansicht RE@25 – Abschluss Rechnungsperiode zurückkehren, um die verschiedenen Vorgänge auszulösen.
MedLink bietet nun einen direkteren Ablauf: Die Befehle sind in die jeweiligen Listen integriert, und zusätzliche Informationen erleichtern die Übersicht über die einzelnen Schritte.
LE@15: Tätigkeiten direkt in der Mitarbeiterliste abschliessen
In der Liste LE@15 – Abschluss Mitarbeiter stehen neu zwei Befehle zur Verfügung: Damit lassen sich die Tätigkeitsrapporte eines Teams direkt abschliessen und, sofern die Organisation diese Funktion nutzt, die Lohndaten exportieren.
Eine neue Informationszeile zeigt die aktuelle Periode und ihren Abschlussstatus an. Für jeden Mitarbeitenden ist zudem ersichtlich, welche Freigaben noch fehlen, ob Anomalien vorliegen und welche Schritte noch ausstehen.
So verfügt die für den Abschluss verantwortliche Person über die notwendigen Informationen, um den Teamabschluss vorzubereiten und durchzuführen, ohne dafür jedes Mal zu RE@25 zurückkehren zu müssen.
FI05: Fakturierung direkt aus der Liste der generierten Rechnungen steuern
Die Liste FI05 – Generierte Rechnungen wird zu einer zentralen Anlaufstelle für die Fakturierung.
Drei Befehle ermöglichen es neu,
- die Rechnungen der Periode zu generieren,
- generierte Rechnungen zu löschen, wenn eine Korrektur eine erneute Generierung erfordert,
- die zu bearbeitenden Rechnungen und Gutschriften zu versenden.
Eine neue Informationszeile zeigt die Fakturierungsperiode an und weist auf mögliche Hindernisse hin. Die Meldungen verweisen insbesondere auf noch abzuschliessende Tätigkeitsrapporte (LE@15 – Abschluss Mitarbeiter), fehlende Daten bei Klienten (RE@05 – Klienten mit fehlenden Daten) oder nicht verrechnete Leistungen aufgrund von Tariffehlern (FI@27 – Nicht verrechnete Leistungen (Tariffehler)).
So kann die für den Abschluss verantwortliche Person erkennen, welche Kontrollen noch notwendig sind, Korrekturen vornehmen und die Fakturierung mit weniger Ansichtswechseln fortsetzen.
FI10: Gutschriften direkt aus ihrer Liste versenden
In FI10 – Gutschriften ermöglicht der neue Befehl «Versenden», Gutschriften mit dem Status «Zu exportieren» direkt zu exportieren.
Dafür ist kein Wechsel mehr zur zentralen Abschlussansicht erforderlich.
RE@25: Den gesamten Ablauf im Blick behalten
Auch die Ansicht RE@25 – Abschluss Rechnungsperiode wurde weiterentwickelt, um die Nachverfolgung der einzelnen Vorgänge zu erleichtern.
Ein neuer Status zeigt den Fortschritt des Abschlusses und allfällige noch ausstehende Schritte an: Tätigkeitsrapporte abschliessen, fehlende Daten für die Fakturierung oder Tariffehler beheben oder den Abschluss der Periode bestätigen.
Das Untermenü «Eingetragene Daten» fasst alle durchgeführten Vorgänge und die zugehörigen Meldungen zusammen – unabhängig davon, ob sie über RE@25 oder direkt aus den anderen Listen ausgelöst wurden.
Verbesserungen ohne Umstellung der gewohnten Abläufe
Die Neuerungen ermöglichen eine direktere Navigation, ohne die bestehenden Abschlussverfahren oder Kontrollen zu verändern.
Alle Befehle bleiben weiterhin in RE@25 verfügbar. Auch das bisherige Formular bleibt unverändert. Die Mitarbeitenden können somit wie gewohnt weiterarbeiten oder die neuen Möglichkeiten schrittweise nutzen.
Für Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung und begleiten Sie bei der Einführung – schreiben Sie uns an spitex-support@med-link.org.
