Exigences LPD : Protection des documents partagés avec des tiers

Le Dossier administratif est renommé Dossier client et la présentation des informations médico-sociales est repensée afin d’offrir une structure plus lisible, une navigation plus naturelle et de permettre un accès immédiat aux données essentielles au quotidien. Le déploiement est prévu dans les prochaines semaines.

MedLink renforce la cohérence entre le référentiel externe des prestataires de santé (RF00) et votre référentiel interne de partenaires de santé (RF02) grâce à de nouveaux contrôles intelligents, permettant de détecter instantanément les divergences et de sécuriser la facturation tout en simplifiant le travail quotidien des équipes.

En complément de l’existant, MedLink déploie une nouvelle approche de communication avec des rapports repensés : plus concis, plus lisibles et conçus pour soutenir des décisions rapides et fiables pour chaque professionnel de la santé.

Un vocabulaire plus adapté aux usages professionnels pour mieux refléter la pratique quotidienne du personnel.

MedLink poursuit son chemin vers une expérience utilisateur toujours plus fluide, intuitive et agréable — un pas de plus vers la simplicité au quotidien.

Même sans réseau, les intervenants poursuivent leur travail en toute sérénité grâce au mode offline de MedLink.

La documentation précise de vos interventions est un atout essentiel : c’est la première information sollicitée par les assurances en cas de question sur une facture. MedLink évolue pour vous aider à la consigner plus simplement et plus efficacement.

Afin de simplifier MedLink et d’éviter toute confusion avec des documents obsolètes, les manuels utilisateurs intégrés seront prochainement retirés.

La documentation précise de vos interventions est un atout essentiel : c’est la première information sollicitée par les assurances en cas de question sur une facture. MedLink évolue pour vous aider à la consigner plus simplement et plus efficacement.

Un affichage plus clair et une lecture plus rapide de vos observations.

Grâce à une nouvelle structuration, les adresses sont mieux saisies et les blocages dans Ekarus appartiennent au passé.

L’identification des documents entrants via l’adresse Inbox est désormais plus claire, grâce à un affichage enrichi et cohérent avec les autres modules.

En cas d’indisponibilité de MedLink, un plan de continuité vous garantit l’accès aux données essentielles. Encore faut-il savoir comment l’utiliser.

Le menu « Mes Disponibilités » devient « Horaire de travail » et s’enrichit d’une option de visibilité personnalisée pour les horaires futurs.

MedLink proposera bientôt des représentations visuelles des listes de contrôle pour vous aider à lire rapidement les informations de ces listes, prioriser vos actions et repérer rapidement les retards.

Une astuce visuelle discrète mais efficace pour toujours savoir dans quel champ vous êtes en train de saisir.

Renforcement de la sécurité et nouveau mode de connexion via Microsoft:
deux évolutions importantes renforcent la sécurité du portail MedLink tout en simplifiant la vie des utilisateurs : une procédure d’activation plus fiable et la possibilité de se connecter via un compte Microsoft.

Une vue plus claire : les actifs en premier, les inactifs en retrait.
Pour faciliter la lecture et le tri visuel, les enregistrements actifs sont désormais affichés en tête de liste, tandis que les inactifs sont relégués en bas et affichés en grisé.

Fini les mots de passe à retenir : les professionnels peuvent désormais accéder à MedLink avec leur compte HIN. Un vrai gain de temps pour les professionnels de santé, qui peuvent ainsi accéder à la plateforme en un clic.

Et si vous gagniez du temps à chaque clic grâce à la recherche rapide ?
Souvent sous-utilisée, la recherche rapide est pourtant l’un des outils les plus efficaces pour naviguer et filtrer dans MedLink. Son principe : vous tapez un mot (ou plusieurs), MedLink retrouve ce qui contient ce texte. Simple, souple, et redoutablement efficace.

Vous vous demandez ce que chaque élément d’une vignette représente ? L’info est accessible en un geste !

Identifiez d’un coup d’œil le métier de l’émetteur pour mieux qualifier et traiter chaque transmission.

Le menu RF50 change de nom pour mieux refléter la diversité des utilisateurs dont les activités sont tracées dans MedLink.

Plébiscité par nos clients, l’archivage automatisé devient encore plus efficace. Une nouvelle version permet désormais de tout gérer directement depuis la liste CL@05, avec un accès simplifié aux informations essentielles.

Un simple scan pour un accès rapide et sécurisé aux données essentielles.
Dès la prochaine release de MedLink, un code QR généré à la demande permettra à tout intervenant disposant d’un login MedLink de se connecter directement aux informations nécessaires lors de sa visite chez un patient.

MedLink améliore la lisibilité du panier et ajoute des indications claires pour accompagner les utilisateurs dans la validation des prises en charge.

Lancé en décembre dernier, notre assistant IA révolutionne la rédaction des comptes-rendus : simplicité, efficacité et accessibilité. Nous souhaitons vous faire bénéficier de notre assistant IA en phase pilote et recueillir vos retours afin d’affiner la solution pour qu’elle réponde au mieux à vos besoins.

Après le lancement de l’automatisation de l’archivage, nous faisons évoluer le processus pour répondre aux retours de nos clients et offrir encore plus de flexibilité.

Grâce à l’automatisation de l’archivage des dossiers, gagnez du temps, nettoyez vos bases de données et améliorez votre efficacité organisationnelle.

Une interface optimisée pour clarifier les doublons et simplifier leur traitement pour plus d’efficacité.

Une nouvelle représentation graphique simplifie le suivi et la gestion des messages envoyés par SMS dans MedLink.

Le cadre réglementaire évolue et MedLink s’adapte : découvrez comment notre plateforme intègre les nouvelles exigences pour faciliter votre gestion. Lisez la suite pour tout savoir !

MedLink continue d’évoluer pour répondre aux besoins des OSAD et de leurs partenaires. La liste « Réseaux » incarne notre engagement à offrir des outils toujours plus performants, sécurisés et adaptés à votre quotidien. Découvrez cette fonctionnalité et facilitez la gestion des réseaux dès aujourd’hui !

Bonne nouvelle ! Naviguer dans vos menus devient plus intuitif et rapide. Découvrez comment cette petite évolution va grandement améliorer votre quotidien.

La rédaction des comptes-rendus cliniques peut être fastidieuse, mais cette époque touche à sa fin grâce à l’intelligence artificielle. MedLink intègre désormais un service d’aide à la rédaction, offrant un soutien inédit aux intervenants et une qualité accrue aux documents.

Les intervenants ont régulièrement besoin de savoir si un tiers dans le réseau d’un client a accès au dossier de ce dernier ou non.
La réponse est désormais à portée de main dans le rapport Plan du Jour et dans le sous-menu Réseau.
A lire dans cet article : comment les accès des tiers sont présentés, et quelles conditions doivent être réunies pour qu’un tiers puisse accéder au dossier.

Afin d’offrir une navigation plus efficace, l’ordre de tri du menu CL15 – Liste des Clientes change : la liste débute avec les clients actifs.

Afin de compléter les possibilités d’extraction de données, la fonctionnalité d’export est activée dans 2 menus supplémentaires.

En cas d’absence de directives anticipées, plusieurs OSAD ont fait part de leur souhait de pouvoir en documenter les raisons. Le formulaire du patient évolue pour permettre cette documentation.

MedLink évolue pour faciliter la documentation de l’InterRAI HC.
L’archivage d’un dossier client n’est possible que si le motif de sortie est renseigné. Le système évolue pour mieux signaler à l’utilisateur une éventuelle omission.

MedLink propose désormais un point d’entrée unique pour gérer un ou plusieurs médecins spécialistes dans les réseaux des clients.
La suite de l’article illustre comment procéder pour ajouter des spécialistes dans les réseaux des clients.

Pour assurer la bonne intégration des services, nous faisons évoluer l’interface entre Care Index et MedLink. Cette évolution n’a pas d’impact pour les utilisateurs dans la gestion des prescriptions médicamenteuses. Découvrez dans la suite de cet article les avantages qu’apporte l’intégration de Care Index dans MedLink.

Il arrive régulièrement qu’il faille extraire des données d’un dossier client, notamment pour répondre à des demandes d’informations complémentaires
MedLink évolue pour rendre la sélection des données à extraire plus simple et intuitive.

La simplicité et la fluidité de navigation dans MedLink est un sujet sur lequel nos équipes travaillent en permanence.
Notre prochaine release amène des évolutions sur les tableaux de bord qui vont faciliter votre navigation.

Envoyer un email à vos partenaires depuis MedLink est simplissime.
Vous disposez déjà de la fonctionnalité ! Découvrez comment procéder …

La LPD rend obligatoire la mise en œuvre d’une politique de sécurisation renforcée des accès aux systèmes de traitement de données sensibles. Cette obligation est résolue dans MedLink par une authentification à double facteur, communément désignée 2FA ou MFA.
Il est possible que votre login et votre mot de passe aient été dérobés. L’authentification à double-facteur empêche qu’ils soient utilisés à votre insu.
Lire la suite….

La Newsletter précédente annonçait le remplacement, dans les SMS présentant aux collaborateurs le planning, du nom de famille des clients par leurs initiales.
L’échéance approche : mardi 25 juin 24, en milieu de journée.
Nous vous invitons à faire circuler cette information le plus largement possible pour que les collaborateurs ne soient pas surpris par le changement.

PREAVIS !
Assurer la sécurité de vos données est la priorité absolue chez Medical Link Services. Cela passe par la mise en œuvre en continue de mesures techniques et organisationnelles appropriées.
Nous continuons cette série avec une évolution visant à renforcer la protection des données personnelles des clients des OSAD : Les noms de famille des clients vont prochainement disparaitre des SMS qui servent à informer les collaborateurs de leur planning. Pour en savoir plus, nous vous invitons à lire la suite de l’article.

Les prescriptions médicamenteuses évoluent pour offrir une meilleure expérience utilisateur : nouvelle ergonomie des listes, nouvelles fonctionnalités pour faciliter la mise à jour des lignes de prescriptions, nouveaux champs pour compléter la documentation, … Découvrez dans la suite de l’article l’ensemble des améliorations qu’apporte cette release.

Votre navigateur peut réserver des surprises : traductions inattendues, fenêtres bloquées, …
Nous vous invitons à lire la suite de l’article pour éviter ces écueils.

MedLink fait en permanence l’objet d’audits visant à renforcer sa sécurité.

Les données servant à la connexion des utilisateurs, notamment leurs mots de passe et les codes pour l’authentification à double facteur, doivent rester strictement confidentielles. Les informations exposées dans le portail évoluent pour renforcer la confidentialité.

Il arrive souvent que vous ayez besoin d’écrire à un membre du réseau d’un client, tel son médecin traitant, quand bien même celui-ci n’a pas accès au dossier du client. MedLink évolue pour simplifier l’envoi de ces courriels.

Pour assurer la protection des données de vos clients, il est impératif de ne jamais communiquer dans vos échanges avec le service des consultants de MLS des informations permettant d’identifier la personne : Nom, Prénom, No AVS, etc. Seul le N° Client – identifiant interne à MedLink – doit servir dans ces échanges.

Deux sites sont en permanence à votre disposition. Cette redondance est la clef de notre engagement envers un accès 24/7 à MedLink.
Nous vous invitons à sauvegarder précieusement les adresses de 2 sites dans les favoris de vos navigateurs.

Pour plus d’efficacité et pour une meilleure expérience utilisateur, MedLink apporte des simplifications dans les processus de traitement des mandats.
Découvrez comment l’annulation et la correction des mandats est facilitée dans la suite de cet article…

Il arrive fréquemment que plusieurs prestations soient à timbrer dans la même visite, notamment lors des veilles.
MedLink évolue pour faciliter le timbrage, en indiquant combien de temps il reste à saisir par rapport à la durée planifiée de la visite.
Découvrez comment cette information est présentée aux intervenants…

Pour une facturation exacte, MedLink met à jour les tarifs et taux de TVA des moyens et appareils (LiMA).
Et pour faciliter la documentation des prises en charges, la liste des matériels et appareils proposés est allégée.

MedLink lance le chat sécurisé avec vos clients. Ce canal offre les mêmes garanties de sécurité et de traçabilité et le même confort que celui déjà proposé pour échanger avec vos partenaires.
Découvrez la simplicité et l’efficacité de ce nouveau canal de communication dans la suite de cet article…

La sécurité de vos données est capitale, et c’est la priorité absolue chez Medical Link Services.
Et chez vous, quelle place prend la sécurité ? Comment vos collaborateurs y sont-ils sensibilisés ? Quelles mesures prenez-vous pour protéger les données de vos clients ?

Envoyer un courriel à vos partenaires devient plus simple. Et y répondre aussi !
Découvrez comment procéder …

Les adresses internet des accès à MedLink se simplifient pour une mémorisation plus aisée.

Pour plus d’efficacité et pour une meilleure expérience utilisateur, MedLink apporte des simplifications dans les processus de traitement des demandes et des mandats et dans l’interface graphique.
Découvrez ce qui change dans la suite de cet article…

Votre mot de passe : Hgdf5&2_7Hg …
Le temps où il fallait ressaisir un mot de passe complexe généré par le système est révolu.

Répondant aux exigences de la LPD, la plateforme MedLink conserve des traces complètes de la navigation des utilisateurs. Afin d’en faciliter leur exploitation en cas de besoin, nous mettons à disposition les historiques de navigation directement dans le portail.

Jusqu’à maintenant, quand un partenaire reçoit un courriel émis par l’OSAD depuis MedLink, il ne peut simplement « REPONDRE ».
Pour répondre par voie électronique, à moins que vous ne lui ayez déjà octroyé des accès à MedLink, il n’a d’autre choix que d’envoyer un nouveau courriel, ou, au mieux, de répondre en transférant le courriel initial. Dans tous les cas, il est au risque d’envoyer sa réponse à une adresse non sécurisée. Ces pratiques ne répondent pas aux exigences de la Loi sur la Protection des Données (LPD).

Le dossier administratif des clients contient un nombre substantiel d’entrées, avec ses nombreuses sections et sous-sections. Pour faciliter la navigation et arriver plus rapidement aux sections dans lesquelles vous vous rendez régulièrement, sa présentation a été repensée.
Nous vous invitons à consulter la suite de cet article pour prendre connaissance des modifications.

Vous souhaitez accéder rapidement aux dossiers des clients pour lesquels vous avez une fonction spécifique (évaluateur, spécialiste, etc.) ? La réponse est à portée de main : une nouvelle liste arrive, à mettre dans vos favoris !

La protection de vos données est notre priorité. Nous renforçons les contrôles à la connexion, avec l’obligation d’une authentification à double facteur au-delà d’une période d’inactivité.

Le dossier administratif des clients contient un nombre substantiel d’entrées. Pour faciliter la navigation, et notamment limiter les défilements, certaines des entrées du formulaire sont repositionnées.
Nous vous invitons à consulter la suite de l’article pour prendre connaissance des modifications.

L’affichage de plusieurs sous-menus depuis une liste permet de traiter un processus de bout en bout dans le même écran.
Le nouveau portail offre ce confort de navigation. Découvrez comment faire…

Le formulaire des clients peut devenir conséquent, notamment pour les utilisateurs cumulant les droits sur le dossier administratif, les évaluations et encore les comptes-rendus cliniques et transmissions.
L’index, ou table des matières, permet de naviguer efficacement dans le formulaire, aussi riche ce dernier soit-il. On peut désormais configurer son utilisation selon ses préférences de navigation.

Quand bien même les opérateurs étendent leur couverture géographique, il n’en reste pas moins que chez certains clients, le réseau est faible, voire indisponible.
MedLink évolue pour simplifier la préparation des tournées comprenant de telles situations.

MedLink est conçu pour faciliter votre navigation en apprenant de vos habitudes de navigation.
Cet apprentissage du système est maintenant étendu aux tableaux de bord.

Conformément aux exigences de la nouvelle LPD entrée en vigueur le 01.09.2023, MLS met en ligne sa politique de confidentialité et gère les acceptations de cookies.
Ces évolutions arrivent avec la prochaine version de portail.

Les services de messagerie instantanée grand public sont-ils appropriés pour échanger avec vos partenaires ?
La nouvelle LPD est formelle en matière de données personnelles et sensibles : les échanges doivent être sécurisés et les systèmes les supportant en permettre la traçabilité.
MedLink ouvre un canal répondant à ces exigences, sans changer les moyens de communication existants…

Les OSAD dont l’organisation est basée sur des équipes étanches ont besoin de permettre des entraides ponctuelles.
MedLink fait évoluer son système de bris de glace pour que les OSAD puissent moduler le niveau de sécurité.

Pour faciliter la recherche des clients dont le collaborateur est désigné comme référent ou évaluateur, nous avons ajouté en novembre dernier la possibilité de filtrer dans la liste CL15 sur ‘Mes Clientes’.
Afin que les collaborateurs terrain puissent aussi retrouver leurs clients facilement, nous avons ajouté ‘Mes Clientes’ dans Clientes actives du centre et dans la liste CL20.
Dans cet article, une vidéo présente la marche à suivre pour créer un favori « Mes Clientes ».

Nous présentions dans la Newsletter du 10 mai 2023 une nouvelle fonctionnalité facilitant le partage des documents avec des parties tierces .
Devant le succès qu’a rencontré cette innovation, nous avons décidé de l’étendre à l’ensemble de nos clients, sans coût supplémentaire.

Les assurances demandent régulièrement des compléments d’information sur la prise en charge des clients, et notamment les prestations non-LAMal.
MedLink évolue pour produire la documentation qui vous est nécessaire.

Pour faciliter le suivi des validations de journée, la liste des prestations saisies avec le TimePlayer s’allège : seuls les collaborateurs avec un TimePlayer démarré ET n’ayant pas encore validé leur journée vont y figurer.

Il arrive que le signal du réseau téléphonique soit faible, voire indisponible, chez certains de vos clients. Pour parer à cette gêne, MedLink évolue pour présenter dans les listes de travail habituelles la force du signal enregistré pour le client. Téléchargez les dossiers concernés et travaillez ensuite en toute tranquillité.
Cet article présente le mode opératoire à suivre.

Pour faciliter la création des dossiers clients, MedLink simplifie la présentation du résultat des correspondances obtenues avec le référentiel Abilis.

MedLink se prépare à la nouvelle Loi sur la Protection des Données (nLPD) qui entrera en vigueur le 1er septembre 2023. Parmi les mesures à mettre en œuvre, MedLink, tout comme ses clients, doit assurer la sécurité des données par des mesures techniques et organisationnelles appropriées. Dans cette optique, une série d’évolutions renforçant la protection des données vont être implémentées. Nous procéderons de façon progressive, donnant ainsi le temps de vous adapter à ces évolutions réglementaires.
Nous continuons cette série avec une évolution permettant de communiquer des données en dehors de MedLink en toute sécurité.

L’envoi manuel de documents vers des tiers peut s’avérer fastidieux : sauvegardes, impressions, scans, envoi par mail ou courrier … En plus des coûts que génèrent toutes ces opérations, tant que le processus est manuel, les contrôles nécessaires pour garantir la confidentialité des données et la traçabilité des échanges d’information incombent aux collaborateurs, alourdissant leur charge.
Une nouvelle fonctionnalité de MedLink permettant de partager en quelques clics les documents avec des tiers (médecin traitant, assurance, etc..) vient soulager la tâche des collaborateurs tout en effectuant les opérations garantissant la confidentialité des documents et la traçabilité des échanges.

Il arrive que des dossiers Client soient ouverts, mais qu’il n’y ait pas de suite dans la prise en charge. Pour plus de simplicité et d’efficacité, MedLink évolue pour permettre l’archivage de ces dossiers en quelques clics.

Les statistiques OFS sont destinées à des rapports présentant des synthèses annuelles. Jusqu’à présent, elles n’étaient disponibles dans MedLink qu’à partir du 01 janvier de l’année suivante. Désormais, il est possible de les consulter à tout moment, y compris sur l’année en cours.

Afin de faciliter la lecture des référentiels de prestataires de santé et de gagner du temps dans vos recherches, nous avons revisité l’ergonomie des menus Prestataires de santé (RF00) et Partenaires de santé (RF02).

Pour faciliter votre navigation dans le formulaire du dossier client, les questions relatives aux suivis cliniques sont regroupées dans une rubrique ‘Clinique’ et dans des sous-chapitres thématiques.

Gagnez un temps précieux : le temps où il fallait que le client ait une demande de type ‘Assurance’ pour obtenir les suivis cliniques est révolu.

Certains de vos clients sont-ils au bénéfice d’une allocation pour impotence grave ou moyenne ? Vous pouvez alors faire l’économie de renouveler les formulaires OPAS.
La mention de l’API est désormais ajoutée aux formulaires OPAS édités dans MedLink, ce qui permet d’aviser directement les assurances.

Les organisations de maintien à domicile organisent la prise en charge des clients, coordonnent les interventions des professionnels, documentent les dossiers cliniques et facturent leurs prestations aux assurances, aux clients et aux autorités publiques. Tout cela en garantissant le bien-être de leurs clients, de leurs collaborateurs et leur bonne santé financière.
Comment atteindre ces objectifs ?

Renforcez la collaboration avec vos médecins prescripteurs en leur offrant des accès directs aux dossiers de leurs patients dans MedLink.
Le temps des médecins est compté. Une nouvelle version de l’interface dessinée pour les médecins permet d’aller rapidement à l’essentiel : disposer d’une vision globale et parfaitement à jour de la situation et pouvoir donner des instructions médicales.

Une assurance vous demande-t-elle des compléments d’information à propos d’une prise en charge ? Epargnez-vous le temps et l’effort d’assembler les informations, de les mettre en forme et d’envoyer la réponse !
MedLink propose une solution rapide, efficace et sécurisée : donner temporairement au service médical de l’assurance un accès restreint au dossier du client concerné.

Prises en charge 24/7, proches aidants, micro-équipes pluridisciplinaires de type Buurtzorg, prises en charge spécialisées Psy, Soins palliatifs, Diabète, Stomatologie… Le modèle organisationnel de votre OSAD est éminemment variable selon les prestations que vous proposez.
MedLink permet désormais d’adapter la segmentation de votre clientèle au modèle de fonctionnement de votre organisation.

Donnant suite aux retours positifs que nous avons eus au sujet des évolutions sur la liste CL15, nous arrivons à la dernière étape de la simplification du menu principal : la suppression des listes CL02, CL05, CL10, CL11 et CL40.

Laisser actives des situations dont la prise en charge est terminée revient à laisser des dossiers s’empiler sur le bureau.
Pour conserver votre efficacité dans le traitement des listes de travail, il est très important de procéder régulièrement à l’archivage des dossiers. Cet article rappelle la démarche à suivre.

Afin d’unifier et de renforcer la sécurité des accès à leur ressources, de nombreuses entreprises mettent en place une gestion centralisée des identités numériques. Le caractère sensible et confidentiel des données gérées dans MedLink invite fortement à y intégrer les connexions à MedLink.
En permettant de déléguer le contrôle du login à une identité externe, MedLink s’intègre parfaitement à votre politique de sécurité. Vous pouvez dès maintenant vous connecter en utilisant les informations d’identification de vos comptes Office 365.

La localisation exacte des adresses de prestation joue un rôle majeur dans l’efficacité de l’organisation. La qualité de ces informations non seulement évitera aux collaborateurs de perdre du temps à rechercher l’emplacement, mais aussi les estimations de temps et distance de déplacement calculés pour le planning seront plus justes.
Il arrive que les coordonnées GPS fournies par Google doivent être corrigées. Il est maintenant possible d’ajuster la position des repères directement depuis la liste CL15 – Liste des clientes, en mobilité et au bureau.

La simplification de votre navigation progresse : à compter du 07 décembre 22, la gestion des coordonnées GPS sera intégrée à la liste CL15 – Liste des clientes. Avec cette dernière évolution, la CL15 permet désormais d’effectuer depuis la même liste toutes les opérations sur les dossiers clients : création, mise à jour, réactivation, etc.
La dernière étape de ce projet de simplification des menus Clients est programmée le 21 décembre 22, où les listes CL05, CL10, CL11 et CL40 seront supprimées du menu principal.