Des dossiers bien documentés pour une vision claire sur votre activité
La bonne tenue du référentiel de vos clients actifs est déterminante pour avoir une vision claire de votre activité. L’archivage des dossiers de clients éligibles à la désactivation fait partie de ce processus. En effet, le maintien dans le référentiel des clients actifs de dossiers qui devraient être désactivés pollue les analyses. Pour effectuer ce nettoyage, vous disposez de la liste CL@05 – Clientes à désactiver. En temps normal, celle-ci devrait être vide.
Vous nous avez remonté qu’il arrive régulièrement que des nouveaux clients soient créés mais qu’aucune demande de prise en charge n’est finalement enregistrée pour eux. Ceci a pour effet de gonfler inutilement le référentiel des clients actifs, sans que vous puissiez traiter ces cas. Aussi la liste CL@05 évolue-t-elle pour inclure les clients créés depuis plus de 30 jours et sans demande enregistrée.
Les dossiers de clients candidats à la désactivation répondent désormais aux critères suivants :
- Plus de RDA à facturer
- Plus de factures à exporter
- Pas de RDA saisi dans les 30 derniers jours
- Ont aucun mandat actif
- Ou sont décédés
- NOUVEAU : Ou ont été créés il y a plus de 30 jours et aucune demande de prise en charge n’a été enregistrée.
Ne vous étonnez pas que la liste CL@05 se rallonge ! Elle affiche désormais les clients sans demande que vous ne pouviez traiter jusqu’à ce jour.
Nous profitons de cette évolution sur la liste CL@05 – Clientes à désactiver pour attirer votre attention sur l’impact qu’à la bonne exécution du processus d’archivage des dossiers sur la qualité des données et les possibilités d’analyse.
L’analyse de l’ensemble des RAI de Sortie donne un résultat encourageant : 50% des dates de sortie sont enregistrés le jour même de la sortie du client.
En revanche, 46% des sorties sont traitées plus de 30 jours après la date de sortie effective du client et 30% des dossiers ont le motif de sortie ‘Autre’.
Vous aurez avantage à recueillir les informations de sortie du client dès qu’elles sont connues, et ainsi réduire la proportion du motif ‘autre’. Le formulaire de RAI de sortie peut être complété à tout moment et même partiellement. N’attendez pas la désactivation de vos clients pour recueillir ces informations !
