Gut dokumentierte Akten für einen klaren Überblick über Ihre Aktivitäten
Die korrekte Führung der Stammdaten Ihrer aktiven Kunden ist entscheidend, um einen klaren Überblick über Ihr Geschäft zu erhalten. Die Archivierung von Kundenakten, die für eine Deaktivierung in Frage kommen, ist Teil dieses Prozesses. Denn wenn in den Stammdaten aktive Kundenakten verbleiben, die eigentlich deaktiviert werden sollten, stört dies Ihre Analysen. Um diese Bereinigung vorzunehmen, steht Ihnen die Liste KL@05 – Klienten zu deaktivieren zur Verfügung. Unter normalen Umständen sollte diese leer sein.
Sie haben uns berichtet, dass es immer wieder vorkommt, dass neue Kunden angelegt werden, für die aber letztlich keine Anfrage auf Aufnahme registriert wird. Dies führt dazu, dass die Liste der aktiven Kunden unnötig aufgebläht wird, ohne dass Sie diese Fälle bearbeiten können. Daher wird die KL@05-Liste erweitert und umfasst nun auch Klienten, die vor mehr als 30 Tagen angelegt wurden und für die noch keine Anfrage registriert wurde.
Die Akten des Klienten, die sich für eine Deaktivierung bewerben, sollen nun die folgenden Kriterien:
- Keine Leistengen zur Verrechnung
2. Keine Rechnungen zu exportieren
3. Keine Erfassten Leistungen die Letzten 30 Tage
4. Haben kein aktives Mandat
5. Oder bereits gestorben
6. NEU: Oder wurden vor mehr als 30 Tagen erstellt und es wurde noch keine Anfrage auf Übernahme registriert.
Wundern Sie sich nicht, dass die KL@05-Liste immer länger wird! Sie zeigt nun die Kunden ohne Antrag an, die Sie bislang nicht bearbeiten konnten.
Wir möchten diese Entwicklung auf der Liste KL@05 – Klienten zu deaktivieren zum Anlass nehmen, Sie darauf aufmerksam zu machen, dass die ordnungsgemäße Durchführung des Aktenarchivierungsprozesses Auswirkungen auf die Datenqualität und die Analysemöglichkeiten hat.
Die Analyse aller Austritts-RAIs ergibt ein ermutigendes Ergebnis: 50% der Austrittsdaten werden am selben Tag erfasst, an dem der Klient das Haus verlässt.
Im Gegensatz dazu werden 46% der Abgänge mehr als 30 Tage nach dem tatsächlichen Abgangsdatum des Klienten bearbeitet und 30% der Fälle haben den Abgangsgrund ‚Sonstiges‘.
Es ist für Sie von Vorteil, die Austrittsinformationen des Klienten zu sammeln, sobald sie bekannt sind, und so den Anteil des Grundes ‚Sonstiges‘ zu verringern. Das RAI-Formular für die Entlassung kann jederzeit und sogar teilweise ausgefüllt werden. Warten Sie nicht bis zur Deaktivierung Ihrer Klientin, um diese Informationen zu sammeln!
