Dei dossier ben documentati per una chiara visione dell’attività aziendale
Mantenere un buon referenziale dei utenti attivi è fondamentale per avere una visione chiara della propria attività. L’archiviazione dei dossier degli utenti ammessi alla disattivazione fa parte di questo processo. Infatti, mantenere nel registro degli utenit attivi, i dossier che dovrebbero essere disattivati falsifica le analisi. Per effettuare questa pulizia, si dispone della lista UT@05 – Utenti da disattivare. Normalmente, questa lista dovrebbe essere vuota.
Ci avete informato che vengono regolarmente creati nuovi utenti ma che, alla fine, non vengono registrate richieste di presa in carico per loro. Questo ha l’effetto di gonfiare inutilmente il registro dei utenti attivi, senza che sia possibile gestire questi casi. Pertanto, la lista UT@05 si sta evolvendo per includere i client creati da più di 30 giorni e senza richieste registrate.
I dossier dei client candidati alla disattivazione soddisfano ora i seguenti criteri:
- Niente più RDA da fatturare
- Niente più fatture da esportare
- Nessun RDA inserito negli ultimi 30 giorni
- Nessun mandato attivo
- O sono deceduti
- NUOVO: o sono stati creati più di 30 giorni fa e non è stato registrato alcuna richiesta.
Non stupitevi se la lista di UT@05 si allunga! Ora mostra gli utenti senza richieste che non è stato possibile elaborare fino a quel momento.
Vorremmo approfittare di questo sviluppo della lista UT@05 – utenti da disattivare per richiamare la vostra attenzione sull’impatto che la corretta esecuzione del processo di archiviazione dei dossier ha sulla qualità dei dati e sulle possibilità di analisi.
L’analisi di tutti i RAI d’uscita dà un risultato incoraggiante: il 50% delle date d’uscita sono registrate nello stesso giorno dell’uscita dell’utente.
Invece, il 46% delle dimissioni viene elaborato più di 30 giorni dopo la data di dimissione effettiva del cliente e il 30% dei casi ha come motivo di dimissione “Altro”.
È vantaggioso raccogliere le informazioni sulla dimissione dell’utente non appena se ne viene a conoscenza, riducendo così la percentuale del motivo “altro”. Il modulo RAI di dimissione può essere compilato in qualsiasi momento, anche parzialmente. Non aspettate che i vostri clienti siano disattivati per raccogliere queste informazioni!
