Heures badgées et contraintes réglementaires

MedLink intègre les nouvelles positions tarifaires pour les prestations psychiatriques et les proches aidants, assurant une facturation électronique conforme et automatisée pour les organisations Spitex.

Alors que nous approchons de l’année 2026, il est essentiel de veiller à l’exactitude des données tarifaires qui entrent dans le calcul du financement résiduel et dans la facturation des prestations non-LAMal. Pour garantir une prise en charge optimale et des services adaptés, nous vous rappelons l’importance d’informer Medical Link Services de tout changement de tarif applicable dès 2026.

Dès le 1er janvier 2026, de nouvelles positions tarifaires entreront en vigueur au niveau fédéral : MLS anticipe ces évolutions et accompagne ses clients pour garantir une transition maîtrisée.

Une vision unifiée et plus claire des anomalies de facturation pour un traitement plus rapide et sans oublis — garantissant un contrôle centralisé et intuitif qui fiabilise la facturation et optimise le remboursement.

RD@15 : Avec le nouveau sous-menu “Contrôle des RDA”, MedLink simplifie le suivi des temps collaborateurs : une petite révolution avec une interface visuelle et intuitive, qui permet la centralisation des contrôles et accélère la validation.

Un intitulé plus clair et un rappel pour gagner en efficacité dans vos analyses.

MedLink simplifie vos vérifications en amont : visualisez en un clic les factures précédentes du mandat pour faciliter le contrôle des factures générées.

La nouvelle amélioration de la FI05 fiabilise la génération des factures en aidant les responsables de facturation à détecter plus tôt les écarts inhabituels.

MedLink proposera bientôt des représentations visuelles des listes de contrôle pour vous aider à lire rapidement les informations de ces listes, prioriser vos actions et repérer rapidement les retards.

Factoring by MLS, un service intégré à MedLink pour financer vos factures, suivre vos encaissements et vous recentrer sur vos missions de soins.

Le menu de contrôle des temps facturables LAMal évolue pour mieux guider vos équipes dans la validation des soins conformes à l’OPAS, en mettant l’accent sur les risques de rejet.

Découvrez comment MedLink peut aider à respecter facilement les nouvelles exigences légales en automatisant la gestion des données de déplacements pour la paie.

La prochaine release de MedLink aligne l’affichage des actes dans les écrans Panier, IRP et Prise en charge, tout en intégrant le code LAMal pour des recherches simplifiées et un saisie de prestations facilitée.

Découvrez comment MedLink peut aider à respecter facilement les nouvelles exigences légales en automatisant la gestion des données de déplacements pour la paie.

MedLink facilite l’intégration des proches aidants comme membres à part entière de l’équipe OSAD, en conformité avec les exigences suisses et en simplifiant leur gestion.

Notes de crédit et factures figurent dans la même liste FI15 – Factures Exportées. Afin de faciliter la lecture, les notes de crédit sont présentées avec des montants négatifs.

Alors que nous approchons de l’année 2025, il est essentiel de veiller à l’exactitude des données tarifaires qui entrent dans le calcul du financement résiduel et dans la facturation des prestations non-LAMal.
Pour garantir une prise en charge optimale et des services adaptés, nous vous rappelons l’importance d’informer Medical Link Services de tout changement de tarif applicable dès 2025.

Avec le service “Factoring by MLS”, vos factures aux assurances et clients sont avancées, la comptabilité des débiteurs est tenue, les rappels sont gérés.
Pour faciliter les réconciliations entre paiements et factures et accélérer les remboursements, la documentation du justificatif d’avance évolue.

La nouvelle convention tarifaire entre les associations Spitex (Aide et soins à domicile Suisse ASD et l’Association Spitex privée Suisse ASPS) et la Commission des tarifs médicaux LAA est entrée en vigueur le 1er octobre 2024.
Les montants de prochaines factures pour les assurés LAA, AI et AM sont impactés. MedLink est prêt.

La clôture d’une période comptable se fait d’autant plus simplement et rapidement que les contrôles qui la précèdent ont été effectués.
Les équipes de MedLink travaillent à simplifier et fluidifier le processus de clôture. Une série d’évolutions vont être présentées dans les newsletters à venir. Voici la première : la dénomination du menu RD@15 évolue.

En cas d’annulation de facture, comment faire pour traiter les prestations enregistrées par un collaborateur n’exerçant plus dans l’OSAD ?
MedLink évolue pour faciliter le traitement de ce cas de figure.

Nous avons un objectif : contribuer à votre efficacité. Pour y parvenir, l’expérience utilisateur (UX) doit être conçue pour rendre les tâches toujours plus intuitives, rapides à accomplir, réduisant les erreurs et augmentant ainsi la satisfaction générale.
A cette fin, MedLink fait constamment l’objet d’évolutions. Nous nous intéressons ici à la liste DI01 – Mes Disponibilités pour les collaborateurs terrain.

En Suisse, la durée hebdomadaire maximale de travail est réglementée par la loi fédérale sur le travail (LTr) ainsi que par les conventions collectives de travail (CCT) et les contrats individuels de travail. Dans certaines situations, la durée maximale de travail peut être de 50 heures par semaine.
Dans la pratique, combien de temps travaillent les collaborateurs dans votre OSAD ?

Chaque année, lorsque la déclaration d’impôts atterrit dans la boîte aux lettres de vos précieux clients, c’est souvent un moment redouté. Mais que diriez-vous de rendre cette étape inévitable beaucoup plus agréable pour eux ?
Avec le tout nouveau service de justificatif fiscal proposé dans MedLink, vous pouvez transformer cette corvée administrative en une tâche simple et sans tracas.

Avez-vous besoin de trésorerie pour payer les salaires et les fournisseurs ? La tenue de la comptabilité des débiteurs est-elle chronophage ? Quelles sont les factures en souffrance ?
Le service Factoring by MLS résout l’ensemble de ces problématiques. Découvrez la suite dans cet article…

Envoyer un courriel à vos partenaires devient plus simple. Et y répondre aussi !
Découvrez comment procéder …

Les adresses internet des accès à MedLink se simplifient pour une mémorisation plus aisée.

Quand on est sur le terrain, on a bien d’autres priorités que de se chronométrer. Mais quand il s’agit de remplir les temps de prestations effectuées, on aimerait bien savoir quelle durée relever, sans avoir à consulter sa montre et à faire des calculs.
Un chronomètre affiché dans le formulaire des clients permet de suivre les durées.

Pour une transition sans accroc aux taux de TVA applicables au 1er janvier 2024, prenez les devants avec MedLink.
Dans le cadre de la maintenance réglementaire, MedLink propose de mettre à jour gratuitement vos prestations soumises à TVA pour que vous soyez en parfaite conformité avec la loi le 1er janvier 2024. Nous vous invitons à prendre connaissance des modalités opératoires dans la suite de l’article.

En novembre dernier, nous proposions de simplifier la facturation en choisissant la mise à jour automatisée des tarifs. Cette proposition ayant fait l’unanimité de nos clients, vous bénéficiez désormais d’un référentiel pour les prestations LAMal et LiMA. Les erreurs pour tarif manquant se réduisent maintenant à une poignée de main et ne concernent plus que la participation patient ou le financement résiduel cantonal ou communal.

MedLink propose continuellement des optimisations de processus visant à augmenter l’efficacité de votre organisation.
Nous ouvrons une nouvelle voie pour saisir des RDA pour un tiers qui facilite grandement la navigation et rend la saisie plus rapide et efficace. Cet article s’adresse à nos clients utilisant le TimePlayer.

Des prestations auraient-elles été planifiées mais ne se retrouvent pas dans la facturation, faute d’avoir été badgées par les intervenants ? Comment les identifier rapidement, et, le cas échéant, compléter les relevés en toute simplicité ?
La réponse est dans le corps de l’article. A LIRE !

MedLink propose continuellement des optimisations de processus visant à augmenter l’efficacité de votre organisation.
Nous nous intéressons ici au contrôle de facturation. Pour rendre cette étape plus efficace et plus rapide, l’outil de contrôle s’enrichit. Pour en savoir plus, lire la suite …

En novembre 2022, nous présentions un nouvel outil de contrôle pour mieux anticiper les risques et prévenir les rejets par les assurances : le Contrôle des temps facturables LAMal. Nous revenons dans cet article sur les 3 vérifications que cet outil permet d’effectuer.

Les statistiques OFS sont destinées à des rapports présentant des synthèses annuelles. Jusqu’à présent, elles n’étaient disponibles dans MedLink qu’à partir du 01 janvier de l’année suivante. Désormais, il est possible de les consulter à tout moment, y compris sur l’année en cours.

Pour nos clients utilisant les relevés d’activité en mode ‘quantité’, la vue des contrôles de timbrage se simplifie : les anomalies dites de ‘timbrage’ disparaissent du menu.
Nos clients utilisateurs du Time Player ou du mode de saisie ‘timbrage’ ne sont pas concernés par cette évolution.

Le contrôle des relevés d’activité des collaborateurs, en vue d’une facturation et d’une paie justes, peut s’avérer chronophage.
Nous mettons à votre disposition une série d’améliorations avec un triple gain pour votre backoffice : temps, qualité et efficacité.
Sont concernés vos outils de travail quotidiens : RD@15 – Clôture des RdA et Contrôle de Timbrage.

MedLink fait le calcul du financement résiduel, quelles que soient vos spécificités cantonales et communales.
Après avoir opté pour la synchronisation des tarifs, vous bénéficiez de simplifications majeures.

Les organisations de maintien à domicile organisent la prise en charge des clients, coordonnent les interventions des professionnels, documentent les dossiers cliniques et facturent leurs prestations aux assurances, aux clients et aux autorités publiques. Tout cela en garantissant le bien-être de leurs clients, de leurs collaborateurs et leur bonne santé financière.
Comment atteindre ces objectifs ?

MedLink fait continuellement l’objet de microévolutions visant à rendre l’interface toujours plus simple et facile d’utilisation.
Nous nous intéressons ici à un processus qui occupe votre quotidien : la clôture des RDA. Nous avons repensé la présentation des écrans pour faciliter la navigation et rendre les contrôles et les validations plus faciles et plus rapides.

MedLink propose continuellement des optimisations de processus visant à augmenter l’efficacité de votre organisation.
Nous ouvrons une nouvelle voie pour saisir des RDA pour un tiers qui facilite grandement la navigation et rend la saisie plus rapide et efficace. Cet article s’adresse à nos clients utilisant le mode de saisie en quantités.

Il arrive que des prestations soient facturées à des partenaires institutionnels de votre OSAD, au lieu des payeurs usuels que sont le client et son/ses assurance(s) -.
Le partenaire institutionnel payeur est cas de figure que MedLink prend en charge. L’article qui suit indique comment procéder pour que la facture soit traitée avec succès dans e-Karus.

L’envoi des factures à vos clients, actuellement acheminées par voie postale, est un service que votre plateforme d’échange de données vous facture.
Si vous avez choisi MediData, vous pouvez aller un pas plus loin dans le zéro-papier en optant pour les factures clients dématérialisées et gagner ainsi sur les délais et les frais d’envoi. Ce service est gratuit pour vous et vos clients.

Le Manuel de comptabilité pour les organisations d’aide et de soins à domicile prévoit deux rapports financiers ayant pour but de mieux comprendre les coûts et revenus liés à chaque prestation : le relevé des temps et des prestations et le plan comptable général.
Les deux rapports sont désormais disponibles dans MedLink, avec deux options à choix [voir la suite …]

Les rejets de factures pour cause de dépassement des montants mensuels de l’OPAS sont hélas fréquents. Ils sont source de travail supplémentaire et peuvent engendrer des difficultés de trésorerie. Comment endiguer les risques de rejet ?
MedLink a le plaisir de mettre à votre disposition un nouvel outil de contrôle des temps facturables LAMal permettant d’anticiper les risques et minimiser les rejets. Découvrez-le sans plus attendre !

Lorsque les communes et les cantons font évoluer les tarifs du financement résiduel, vous êtes les premiers informés.
Pour gagner du temps sur la récupération de la part résiduelle, nous vous invitons à nous informer de toute modification dont vous prenez connaissance.

La maintenance manuelle des tarifs concernant les prestations LAMAL, SAT, LAA, LAI, LAM et LiMA peut être la source de problèmes dans le processus de facturation.
Vous pouvez désormais demander la synchronisation de votre catalogue de tarifs avec un référentiel commun aux OSAD.

MedLink propose continuellement des optimisations de processus visant à augmenter l’efficacité de votre organisation.
Nous nous intéressons ici aux temps de déplacements déclarés par les intervenants et les moyens de contrôle entre durées planifiées et durées effectives.

MedLink propose continuellement des optimisations de processus visant à augmenter l’efficacité de votre organisation.
Nous nous intéressons ici aux données financières et aux montants de TVA.

MedLink propose continuellement des optimisations de processus visant à augmenter l’efficacité de votre organisation.
Nous traitons ici des situations de clients pris en charge par l’Assurance Invalidité et en particulier du traitement des changements de numéro de cas. Le processus évolue pour simplifier la mise à jour du dossier du client.

Nous présentions dans notre Newsletter de juillet 2021 l’exigence du Manuel Finances 2020 consistant à faire la distinction entre SLD et SAT pour les prestations LAMal A, B et C.
Nous annoncions également des développements complémentaires pour simplifier la saisie sur le terrain, limiter les erreurs et faciliter la mise en œuvre du plan comptable. C’est chose faite ! […]

Le contrôle des activités timbrées peut rapidement devenir complexe quand les interventions d’un collaborateur ne se sont pas déroulées comme planifiées.
Pour faciliter et rendre plus efficaces les contrôles de timbrage, nous mettons à votre disposition des moyens pour identifier aisément les écarts entre temps planifiés et temps timbré.

MedLink propose continuellement des optimisations de processus visant à augmenter l’efficacité de votre organisation.
A l’occasion des contrôles sur les relevés d’activité, ou encore dans la documentation des paniers, vos collaborateurs peuvent avoir à modifier le mandat auquel le RDA ou l’acte doit être lié. Nous facilitons leur navigation et simplifions les choix possibles.

MedLink propose continuellement des optimisations de processus visant à augmenter l’efficacité de votre organisation.
Nous nous intéressons ici aux déplacements déclarés par les intervenants et les moyens de contrôle entre les distances planifiées et distances parcourues.

MedLink s’attache à faciliter les accès aux données dont vous êtes propriétaire. En plus des possibilités de téléchargement déjà à disposition, nous mettons progressivement à disposition des listes exportables qui seront regrouperont des objets métier. Les données financières sont la première liste de la sorte.
Les Newsletters à venir vous informerons de la mise à disposition des nouvelles possibilités de téléchargement au fil de l’eau de leur mise en place. Nous traiterons dans un premier temps les données administratives, telles que la facturation, les demandes de prises en charge, etc, puis, dans un second temps, les données cliniques.
Nous débutons cette série avec des compléments d’informations qui sont ajoutés aux données financières.

Le processus de clôture évolue, pour gagner encore en efficacité et en souplesse.
Prenez connaissance dès maintenant des changements qui prendront effet le 14 septembre 2022.

Nous progressons dans la simplification du processus de clôture : voici les dernières évolutions qui ont pour objectif de faciliter la clôture et donner plus de souplesse.

Le chemin suivi lors d’une clôture et d’une facturation n’est pas toujours une ligne droite. Une traçabilité est mise en place pour suivre la séquence de l’utilisateur : quelles opérations ont-elles été effectuées ? quels messages informatifs ou d’anomalie ont été reçus ?

La préparation des déclarations pour le financement résiduel est-elle complexe ? chronophage ? MedLink facilite le travail en faisant pour vous la synthèse des données de facturation et en rassemblant les justificatifs.

Que vos collaborateurs badgent avec le TimePlayer, le mode Timbreuse ou le mode Quantités, MedLink s’assure qu’ils aient toujours accès à l’historique de leurs relevés d’activité. Nous avons repensé le menu Mes RDA, de façon à faciliter sa consultation et enrichir les informations mises à disposition.

Recueil des heures de prestation, traitement d’anomalies de timbrage, validation de relevés d’activités… Comment réduire au maximum la charge administrative sur les soignants ?

Rétribuez-vous les déplacements de vos collaborateurs de façon différenciée selon le mode de transport ? Désormais, les collaborateurs pourront spécifier le mode transport utilisé dans le TimePlayer.

Il arrive que des collaborateurs se retrouvent dans des situations où ils ne peuvent plus progresser dans la journée avec le TimePlayer. Nous mettons à votre disposition une fonctionnalité permettant de les débloquer immédiatement.

Le processus de clôture évolue ! Prenez connaissance dès maintenant des changements qui prendront effet le 22 juin 2022.

Pour simplifier la navigation des intervenants terrain, le menu principal s’allège, avec la suppression de Visites/Activités du jour et de RD@05 – Saisie du RdA (Intervenants).

Pour nos clients utilisant le service de facturation électronique Ekarus, nous simplifions la présentation de la liste des factures exportées en limitant les documents générés à celui du Justificatif.

Les données financières sont enrichies avec des dimensions analytiques supplémentaires et un niveau de profondeur descendant jusqu’à la ligne de détail de la facture.

Nous avons écouté les commentaires de nos clients et allons mettre en œuvre leurs attentes en matière de simplification des étapes de contrôle et correction des RDA.

Mon Planning’ devient 100% opérationnel, prêt à remplacer le menu ‘Visites / Activités du Jour’.

Bien des anomalies pour la facturation pourraient être évitées si des informations avaient été collectées quand elles étaient aisément accessibles.

Vous avez besoin d’adresser des courriers aux proches de vos clients décédés. Nous facilitons vos recherches.

L’échéance du passage à la facture avec code QR approche. Il est encore temps de faire ce changement tranquillement et de bénéficier du prix réduit !

Chaque intervenant a sa façon de procéder pour saisir ses relevés d’activité. Il y a autant d’erreurs possibles qu’il y a de façons de faire ! Des solutions simples vous sont proposées pour mieux les accompagner.

Jusqu’à présent, vous envoyiez vos factures avec le bulletin de versement orange (BVR). La facture QR vient y mettre fin. Introduite depuis juin 2020, la facture QR devient obligatoire dès octobre 2022. Comment passer ce cap sans difficulté ?

La préparation des données pour vos demandes de financement résiduel est-elle une tâche fastidieuse et chronophage ? Pour alléger votre charge administrative, nous mettons à votre disposition une liste présentant toutes les données requises.

Nous simplifions votre navigation en donnant un accès direct au dossier du client depuis le menu FA@05 – Clientes en anomalies.

L’affichage des informations dans les pelles Ekarus a été améliorée.

L’AOS prend aussi en charge les moyens et appareils qui sont utilisés par le personnel infirmier. Dans le cadre de nos travaux de maintenance réglementaire et technique, nous avons mis a jour le catalogue materiel LiMA

Avez-vous l’impression que les listes d’anomalie sont sans fin ? Y aurait-il un risque de dispersion entre les dossiers devant être traités pour clôturer et ceux pouvant attendre ? Nous avons repensé leur présentation de sorte qu’elles deviennent des listes de travail ne présentant que les cas à traiter.

MedLink facilite la gestion de votre trésorerie en produisant les données requises pour le financement résiduel. Selon les technologies développées par votre canton, le remboursement peut être automatisé.

MAINTENANCE REGLEMENTAIRE et TECHNIQUE

Le transporteur de données MediData change sa technologie Mediport au bénéfice du réseau Medidata. Dans le cadre de nos travaux de maintenance réglementaire et technique, nous avons fait évoluer nos interfaces de facturation pour garantir la pleine compatibilité avec le nouveau réseau Medidata. […]

MLS a modifié son moteur de génération des factures afin que pour les factures électroniques (Ekarus), l’OSAD puisse activer l’impression du code QR.

Le manuel de finance 2020 a introduit des modifications au plan comptable exigeant de faire la distinction au niveau des prestations LAMal A, B et C celles effectuées dans le cadre de soins de longue durée et ceux aigus de transition.